Verlof in coronatijden: eindelijk rust of weer opnieuw stress en conflict?

Naar ons jaarlijks verlof kijken we uit. Eerst even plannen en organiseren, dan ten volle genieten. Maar nu lijkt alles plots anders. Kunnen we wel op verlof gaan? En wat gaan we nog mogen of kunnen doen door dat vermaledijde Covid-19 monster? Veel vragen, onduidelijkheden, onzekerheden. Voor iedereen. En dus ook voor jou als leidinggevende. Want jouw medewerkers plannen hun verlof (nog) niet en stellen alles voorlopig nog even uit.

Clash tussen belangen van jouw medewerkers en die van de organisatie

Toch zal iedereen ook in 2020 zijn of haar voorziene verlof moeten opnemen. Jouw medewerkers zullen op jou rekenen om aan hun verwachtingen te voldoen, en staan waarschijnlijk, al dan niet gesteund door syndicale organisaties, klaar om hun rechten inzake verlofregeling op te eisen. En dat op het moment dat de business hopelijk juist terug begint te draaien en alle hens aan dek meer dan nodig zijn.

Een spreidstand voor jou als leidinggevende, een clash van het belang van de individuele medewerker versus het belang van de onderneming. Kortom: de ideale voedingsbodem voor stress, voor wrevel, voor ongenoegen, voor conflicten.

Nu samen met je team aan de slag. En nu betekent NU

Wacht niet totdat er geen ruimte meer is en je moet beslissen. Want dan riskeer je dat emoties hoger zullen oplaaien en dat tijdsdruk de kwaliteit van de dialoog ondermijnt. Leg het probleem vandaag nog op tafel en nodig medewerkers uit om mee te zoeken naar oplossingen waarin iedereen zich maximaal kan vinden.

Redeneer niet vanuit je eigen standpunten, rechten, plichten, gelijk of ongelijk. Iedereen heeft immers goede redenen waarom hij of zij écht dat verlof precies dan nodig heeft en ook bij jou spelen legitieme belangen en bezorgdheden. Elkaar proberen te overtuigen op basis van allerlei argumenten gaat dan niet werken. In een mum van tijd worden die gesprekken bits en ontspint er zich een onaangename spanning. Beslis jij uiteindelijk vanuit hiërarchie, dan loopt het gegarandeerd mis.

Neem de tijd

Een goed gesprek waarbij je zoveel mogelijk rekening wil houden met veel verschillende meningen, kost tijd. En misschien is één gesprek zelfs niet genoeg. Wil je tot duurzame, gedragen beslissingen komen, is het belangrijk dat alle stemmen gehoord worden. En hoe meer stemmen aan tafel, hoe meer tijd je nodig hebt. Dat is logisch.

Geef alle partijen de nodige tijd om toe te lichten wat voor hen belangrijk is. Luister naar de verschillende verhalen. Niet om tegen te argumenteren, wèl om ze goed te begrijpen. Pas als alle puzzelstukken op tafel liggen, kan je beginnen puzzelen.

Niet alleen jouw verantwoordelijkheid

Dat de situatie is wat ze is, komt door de coronacrisis, niet door de organisatie, de leidinggevende of de medewerkers. Jij hoeft de verantwoordelijkheid voor het vinden van goede oplossingen niet alleen te dragen, simpelweg omdat jij de baas bent. Want geloof me vrij, het zal je nooit lukken om iedereen tevreden te stellen.

Het is wel jouw rol om jouw mensen te laten werken in de best mogelijke omstandigheden. Hun welzijn is jouw job en een goede verlofplanning maakt hier zeker deel van uit. Zorg ervoor dat die zo goed als mogelijk aansluit bij hun individuele behoeften en verlies daarbij de noden van de organisatie niet uit het oog. Dit doe je door enerzijds een duidelijk kader neer te zetten en anderzijds de bewegingsruimte binnen dat kader zo groot mogelijk te maken.

Wees niet bang voor discussie. Het is normaal dat die er soms pittig aan toe gaat. Verlof is ook een emotionele kwestie, zeker nu. Mensen zitten al op hun tandvlees. Kruip in een faciliterende rol. Zie erop toe dat mensen respectvol communiceren. Moedig hen aan om in de Ik-vorm te spreken en voorkom dat men wederzijds verwijten heen en weer slingert. Oordeel niet over wie gelijk of ongelijk heeft, redelijk of onredelijk is. Toon begrip voor ieders standpunt en durf vertrouwen en verantwoordelijkheid te geven over het vinden van goede oplossingen.

Nobody said it is easy

Het begeleiden van zo'n verlofgesprek is niet zo gemakkelijk. Het vraagt tijd, geduld en empathie. En net dat zijn niet meteen dingen die je op overschot hebt als je in de stress zit en een bedrijf of team draaiende moet houden in bijzonder lastige omstandigheden. Alle begrip als je dit niet ziet zitten en ervoor kiest om te rekenen 'op het gezond verstand en de collegialiteit van iedereen'. Maar dan is succes allerminst gegarandeerd en zou het wel eens helemaal mis kunnen gaan.

Wil jij zelf nog sterker worden in het begeleiden van gesprekken en het constructief aanpakken van conflicten op het werk, boek dan hier jouw plekje voor één van onze trainingen

Of je kan ervoor kiezen dit gesprek te laten begeleiden door een neutrale, derde partij. Een bemiddelaar. Ik ben gespecialiseerd in het faciliteren van (moeilijke) gesprekken. Veel leidinggevenden ervaren rust wanneer ze 'de leiding' van een moeilijk gesprek uit handen kunnen geven. Zéker als ze zelf betrokken partij zijn. Door spannende gesprekken te laten faciliteren, kan iedereen zich 100 % focussen op de inhoud, voorkom je escalatie en versnel je het proces van het vinden van gedragen, duurzame oplossingen.

De Hefboom is expert op vlak van samenwerkingsconflicten en staat voor bemiddeling in elke fase van de samenwerking, conflicttraining en/of individuele begeleiding. Contacteer mij via 013 70 00 72 of [email protected]efboom.be.

Wil je meer informatie of een afspraak maken?