De samenwerking binnen je team loopt niet altijd even vlot en je overweegt om externe hulp in te schakelen.
Al gedacht aan een bemiddelaar? Die weet precies hoe je spanningen in groep bespreekbaar maakt en oplost. Hoe zo'n bemiddelingstraject nu precies in zijn werk gaat, leg ik je graag uit aan de hand van een concrete casus.
Onenigheid tussen sales en administratie in een bouwbedrijf
De sfeer onder sommige werknemers van een bouwfirma zat niet goed. Het contact tussen de administratieve medewerkers en de verkopers verliep moeizaam. Er werd veel achter elkaars rug gepraat. Ze leken elkaar simpelweg niet te begrijpen.
Daarnaast had de directie het gevoel dat wijzigingen in het administratieve werkproces spanningen veroorzaakten tussen het management en de administratieve medewerkers.
Ik werd gecontacteerd en een bemiddelingstraject werd opgestart. Alle betrokkenen worden samengebracht voor een eerste sessie. We waren met 8 mensen in totaal: 3 administratieve medewerkers, hun diensthoofd, 3 verkopers en de sales director. Het is een bewuste keuze om met groepsgesprekken aan de slag te gaan. Elk groepslid moet namelijk horen van de anderen wat hen dwarszit. Alleen zo kan je in volle transparantie met elkaar werken.
Het bemiddelingsproces
Een bemiddelingstraject bestaat altijd uit meerdere sessies en is 100% vertrouwelijk. Als bemiddelaar beluister ik zonder vooroordelen alle verhalen. Ik kies geen partij maar ben wel betrokken en heb voor iedereen evenveel oog en oor. Het is mijn rol ervoor te zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt om te praten.
Stap 1: Veilige context en omgeving creëren
De medewerkers van de bouwfirma hadden een goede verstandhouding t.o.v. hun twee leidinggevenden. In deze casus was het verschil in hiërarchie geen struikelblok. Maar de kliekjes onderling hadden wl moeite om eerlijk met elkaar te communiceren.
Ik leg precies uit hoe ik werk en wat er te gebeuren staat. Iedereen kan aangeven wat hij/zij nodig heeft om te kunnen/willen spreken. We maken goede afspraken op vlak van vertrouwelijkheid en we leggen communicatieregels vast.
Stap 2: Waar moeten we het over hebben?
Via creatieve werkmethodes zoals o.a. tekenen, schrijven of bewegen in de ruimte, krijgt iedereen de kans om mee te geven welke thema's volgens hem/haar besproken moeten worden tijdens het bemiddelingstraject.
Stap 3: Spreken met en luisteren naar elkaar
Door de juiste vragen te stellen, veel te luisteren en door toepassing van bemiddelings- en communicatietechnieken, komt naar boven wat voor de betrokkenen echt heel belangrijk is. Woorden als waardering, betrokkenheid, rust, duidelijkheid en (slechte) communicatie werden uitgesproken.
Tijdens deze fase is er ruimte om emoties te uiten en zoeken we naar wat de werkelijke moeilijkheden zijn binnen het team.
Toen de druk van de ketel was en iedereen gezegd had wat vaak al veel te lang op de lever lag, gingen we samen op zoek naar gemeenschappelijke belangen. We hadden zicht op hoe het conflict tussen sales en administratie was ontstaan en in stand gehouden werd. De administratieve medewerkers zaten letterlijk té dicht bij elkaar en hadden geen ademnruimte. De IT-tool die zij moesten gebruiken, werkte niet zoals het hoort waardoor ze veel tijd verloren en het werk zich opstapelde. De strikte opsplitsing tussen de administratieve medewerkers en de verkopers zorgde ook voor slechte communicatie en onbegrip tussen beide groepen.
Stap 4: Zelf oplossingen vinden
Het team van de bouwfirma kwam tot het besef dat hun spanningen in de toekomst enkel vermeden konden worden door samen tot oplossingen te komen waar iedereen in gelooft en zich voor engageert. In conflictbemiddeling ga ik zelf niet op zoek naar oplossingen maar begeleid ik de groep in hun discussie en daag ik hen uit verantwoordelijkheid te nemen voor het vinden van oplossingen voor hun probleem. Enkel zo ontstaan er degelijke, stabiele oplossingen.
Dankzij de teambemiddeling werd duidelijk dat de administratieve medewerkers niet beseften hoeveel druk de verkopers ervaarden. Daarnaast ontdekten we ook dat het feit dat de IT-tool niet correct werkte voor fouten zorgde die pas later aan het licht kwamen én die de verkopers ookstoorden in hun werk. Iedereen was het erover eens dat er een gebrek aan face-to-face overlegmomenten was waarin mensen tegen elkaar konden zeggen wat er scheelde of wat ze nodig hadden van elkaar. Verder was het onmiskenbaar dat het administratieve team een grotere ruimte nodig had en dat de IT-tool verbeterd moest worden. Er werd besloten om de opsplitsing 'administratie - verkopers' minder strikt te maken door o.a. een wekelijks vergadermoment in te lassen waarin beide groepen openlijk met elkaar zullen communiceren over aandachtspunten, veranderingen, problemen en meer.
Stap 5: terugkommoment
Na zes weken ging ik opnieuw langs bij dit team. Worden de oplossingen toegepast en wat ervaart iedereen daarbij? Of valt de groep weer in oude gewoonten?
Het team van de bouwfirma vertelde mij tijdens het terugkommoment dat de nodige acties voor bepaalde oplossingen doorgevoerd waren: er werd meer én efficiënter gepraat met elkaar. Aan deandere kant waren een aantal acties die ze zelf hadden geformuleerd nog niet opgepakt, omdat erbv. geen verantwoordelijke werd aangeduid of het niet als prioriteit werd beschouwd.
Teambemiddeling. De weg naar duurzame, hechte samenwerking
Teambemiddeling is dus duidelijk een werkproces, iets waar aan moet blijven werken. Goed samenwerken vraagt inzet en betrokkenheid van iedereen. Het vraagt lef om naar jezelf te kijken en verantwoordelijkheid op te nemen. Dankzij de bemiddeling heeft dit team haar problemen kunnen vaststellen, uitspreken en achter zich kunnen laten, waarna het kon zoeken naar duurzame oplossingen.
Denk je dat jij en je team ook baat hebben bij een bemiddelingstraject of bij workshops over omgaan met conflicten? Contacteer mij vrijblijvend voor meer info.
